Uporaba preteklega ali sedanjega časa pri pisanju zapisnikov

Moderator

Vprašanje:

Vljudno vas prosim, če mi lahko odgovorite, uporaba katerega časa (preteklega ali sedanjega) je pravilna pri pisanju zapisnikov raznih sestankov, sej uprav, nadzornih svetov, odborov, komisij, …

Nekaj primerov:
»Uprava se seznani z …« ali »Uprava se je seznanila z …«
»Nadzorni svet nalaga upravi, da …« ali »Nadzorni svet je naložil upravi, da …«
»Komisija soglaša z …« ali »Komisija je soglašala z …«
»Odbor zavrača predlog, s katerim …« ali »Odbor je zavrnil predlog, s katerim …«

Odgovor:

Zapisnik je v Zakonu o splošnem upravnem postopku opredeljen v členih 74–81, kjer je zapisano, da se zapisnik piše v uradnem jeziku, navedeni pa so tudi bistveni elementi zapisnika, npr. ime in sedež organa, ki opravlja neko dejanje; kraj, dan in ura dejanja in zadeva, v kateri se dejanje opravlja; osebna imena uradnih oseb, navzočih strank in njihovih zastopnikov ali pooblaščencev in podobno.
Omenjeno je, da mora zapisnik »obsegati natančen in kratek potek ter vsebino v postopku opravljenega dejanja in danih izjav« ter da morajo biti izjave strank, prič, izvedencev in drugih udeležencev v postopku« zapisane dobesedno v prvi osebi. V zapisnik se vpišejo tudi vsi sklepi, ki se izdajo med dejanjem.

Zapisnik je torej povzemanje – tudi dobesedno – povedanega na srečanju, seji, sestanku. S tega vidika je treba ločiti glagolski čas v dobesednem navedku od tistega v spremnem besedilu, predvsem pa naravo zapisnika, ki ga je mogoče pisati tako v sedanjiku kot v pretekliku.
Na primer:

BD: »Pomembni so trije elementi financiranja raziskovalcev: državni proračun, gospodarski proračun, denar EU.« (primer 1a)
BD: »Pomembni so bili trije elementi financiranja raziskovalcev: državni proračun, gospodarski proračun, denar EU.« (primer 1b)
BD: Opozarja, da so pomembni trije elementi financiranja raziskovalcev: državni proračun, gospodarski proračun, denar EU. (primer 2)
BD: Opozoril je, da so pomembni trije elementi financiranja raziskovalcev: državni proračun, gospodarski proračun, denar EU. (primer 3)

Če je v zapisniku več povzemanja in če se želi opozoriti na ton, v katerem je bila neka misel izražena (primera 2 in 3), se najpogosteje uporablja preteklik, ki v večji meri omogoča zapisnikarju tudi spremne komentarje (primer 3). Če zapisujemo le dobesedne navedke (primer 1), potem pišemo tako, kot narekuje potek srečanja oz. v odvisnosti od izbire govorcev.
Bistveno je, da smo pri izbiri glagolskega časa konsistentni in skrbimo za berljivost. To nam najbolj učinkovito omogoča povzemalni način (primer 3).

Pogosto se v zapisniku zapisujejo tudi sprejeti sklepi, ki pa so najpogosteje zapisani v sedanjiku, tudi izvršilnem, s katerim segamo v prihodnost:

Sklep: Člani se strinjajo s sestavo uredniškega odbora.
Sklep: Skrajšani odziv podpiše predsednik odbora.

Seveda je tudi sklepe mogoče izoblikovati tako, da so zapisani v pretekliku ali prihodnjiku, če se sklep nanaša na dogodek, ki ga je treba še izpeljati.

Sklep: Člani so se strinjali s sestavo uredniškega odbora.
Sklep: Skrajšani odziv bo podpisal predsednik odbora.

Helena Dobrovoljc (marec 2017)